Leitfaden: Wie Sie den Arbeits-Chat effektiv nutzen

Wenn Sie Arbeits-Chat-Kanäle einrichten, geben Sie ihnen eindeutige und beschreibende Namen, die es den Teammitgliedern erleichtern, Unterhaltungen zu finden und bestimmte Informationen wie soziale Gruppen, Projekt-Updates oder Support-Kanäle zu finden. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zweck jedes Kanals und die vorgesehenen Teilnehmer klar definieren und kommunizieren, um den Fokus zu wahren und die Diskussionen auf Kurs zu halten.

Zusätzlich zu den Statusanzeigen, die automatisch anzeigen, ob ein Kontakt verfügbar, in einer Besprechung, in einem Kalenderereignis oder offline ist, können die Teammitglieder durch das Einstellen einer Statusnachricht über Ihre Verfügbarkeit und Ihren Arbeitsstatus während des Tages informiert werden, z. B. wenn Sie krank, im Urlaub oder auf Geschäftsreise sind. Dies hilft, die Erwartungen an die Reaktionszeiten zu erfüllen und Unterbrechungen zu vermeiden, wenn Sie sich im Konzentrationsmodus befinden.

Chats am Arbeitsplatz sind für eine effiziente und sofortige Kommunikation gedacht. Seien Sie also klar und präzise in Ihren Nachrichten, um die Effektivität zu erhalten. Halten Sie die Konversationen übersichtlich, indem Sie Threads für Diskussionen verwenden, @Erwähnungen nutzen, um bestimmte Kontakte innerhalb eines Kanals zu benachrichtigen, und unnötige @alle-Kanal-Erwähnungen vermeiden, um Benachrichtigungen auf ein Minimum zu beschränken.

Wenn Sie Textformatierungen wie Fettdruck, Aufzählungszeichen und Überschriften verwenden, lassen sich Ihre Nachrichten leicht überfliegen und verstehen. Dies verbessert die Lesbarkeit und hilft, wichtige Informationen hervorzuheben. Wenn Sie eine Ressource senden, z. B. einen Link, eine Datei, ein Bild oder ein Video, geben Sie unbedingt einen Titel an und geben Sie an, was die Ressource enthält — so kann sie leichter über die Suchfunktion gefunden werden.

Arbeits-Chat-Kanäle helfen, unnötige Meetings zu vermeiden und Projekte schneller voranzutreiben. Sie eignen sich hervorragend, um Teamkollegen auf dem Laufenden zu halten, schnelle Fragen zu stellen, Ideen zu sammeln und relevante Informationen oder Ressourcen auszutauschen. Genauso wichtig ist es jedoch, zu wissen, wann man Gespräche offline führen sollte, indem man komplexere Diskussionen auf Telefonate oder virtuelle Meetings verlegt. 

Halten Sie die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben ein, indem Sie klare Online-Zeiten festlegen und bei Bedarf die Funktion „Nicht stören“ nutzen. Dies hilft, Burnout zu verhindern und fördert ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben.

Halten Sie Ihren Chatbereich mit regelmäßigen Aufräumarbeiten ordentlich und effizient. Die Archivierung alter Kanäle und die Erstellung von Ordnern zur Organisation von Direktnachrichten und Kanälen erleichtert das Auffinden von Informationen und reduziert das digitale Durcheinander.

Die Navigation in der Seitenleiste von Team Chat bietet mehr Kontrolle über die Badges und Benachrichtigungen auf Registerkartenebene, so dass Sie nicht von Benachrichtigungen überwältigt werden oder endlos scrollen müssen, um einen Kanal zu finden. Team Chat bietet außerdem erweiterte Filter- und Sortierfunktionen sowie die einzigartige Möglichkeit, Registerkarten zu ziehen, abzulegen und anzuheften.

Mit dem Team Chat können Sie ein Zoom-Meeting direkt von einem Kanal aus planen, so dass Sie alle Teilnehmer des Kanals zu einer Videodiskussion zusammenbringen können.

Die „Continuous Meeting Chats“ von Zoom sind spezielle Gruppenchats für Meeting-Teilnehmer (sowohl geplante als auch Ad-hoc-Meetings). Sie ermöglichen es Ihnen, Ressourcen und Meetingpläne vor einem Meeting mit allen Teilnehmern zu teilen, während eines Meetings in Echtzeit zu chatten und Unterhaltungen nach dem Ende des Meetings fortzusetzen. Vom AI Companion erstellte* Zusammenfassungen von Besprechungen werden direkt an den kontinuierlichen Besprechungs-Chat gesendet, so dass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben können. Wenn ein eingeladener Teilnehmer das Meeting verpasst, kann er den fortlaufenden Meeting-Chat besuchen, um die Zusammenfassung zu lesen und sich auf den neuesten Stand zu bringen.

Gemeinsame Bereiche machen es überflüssig, dass Sie jedes Teammitglied manuell zu jedem Kanal hinzufügen müssen. Fügen Sie einfach alle Kanäle, die mit Ihrem Projekt zu tun haben, zu einem gemeinsamen Bereich hinzu, und die Teammitglieder in diesem gemeinsamen Bereich erhalten automatisch Zugriff auf diese Kanäle.

Der Team Chat unterstützt Thread-Unterhaltungen in Kanälen, 1:1-Chats und Meeting-Chats, die Ihnen und anderen helfen, Unterhaltungen zu organisieren, damit Sie sie leichter verfolgen können.

Team Chat ermöglicht es Ihnen, Ihre Kommunikation an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen, indem Sie Ihre meistgenutzten Geschäfts-Apps in Ihren Arbeits-Chat integrieren. So können Sie beispielsweise zusätzlich zu Zoom Docs auch Microsoft Office oder Google Workspace mit Team Chat verwenden, um Dokumente zu erstellen und zu teilen, ohne die Zoom-App zu verlassen.

Zoom AI Companion* hilft Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren, damit Sie mehr erledigen können. Teilen Sie KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen und nächste Schritte in einem Chat-Kanal, informieren Sie sich über Gruppennachrichten mit den Zusammenfassungen von AI Companion und bitten Sie AI Companion, Nachrichten für Sie zu verfassen.