Handleiding: hoe maak je effectief gebruik van werkchats?

Geef werkchatkanalen duidelijke en beschrijvende namen, zodat teamleden gesprekken gemakkelijk kunnen terugvinden en specifieke informatie kunnen vinden, zoals sociale groepen, projectupdates of ondersteuningskanalen. Zorg ervoor dat je het doel van elk kanaal en de beoogde deelnemers duidelijk afbakent en communiceert om de focus te behouden en gesprekken op koers te houden.

Naast statusindicatoren die automatisch aangeven of een contactpersoon beschikbaar, in vergadering, in een agenda-evenement of offline is, kun je met het instellen van een statusbericht teamleden laten weten wat je beschikbaarheid en werkstatus gedurende de dag is, bijvoorbeeld als je ziek bent, met verlof of op zakenreis. Zo geef je een beter idee van reactietijden en word je minder vaak onderbroken wanneer je het druk hebt.

Werkchats zijn bedoeld voor efficiënte en snelle communicatie, dus houd je berichten duidelijk en beknopt om de effectiviteit te waarborgen. Houd gesprekken geordend door threads te gebruiken voor discussies, @vermeldingen te gebruiken om specifieke contactpersonen binnen een kanaal te waarschuwen en onnodige @alle kanalen-vermeldingen te vermijden om meldingen tot een minimum te beperken.

Door tekstopmaak te gebruiken, zoals vetgedrukte tekst, opsommingstekens en koppen, zijn je berichten gemakkelijk te scannen en te begrijpen. Zo verbeter je de leesbaarheid en valt belangrijke informatie beter op. Wanneer je een bron verstuurt, zoals een link, bestand, afbeelding of video, geef deze dan een naam en leg uit wat de bron bevat. Zo kunnen mensen de bron later gemakkelijker terugvinden met behulp van de zoekfunctie.

Met werkchatkanalen vermijd je onnodige vergaderingen en verlopen je projecten sneller. Ze zijn geweldig om teamgenoten op de hoogte te houden, beknopte vragen te stellen, over ideeën te brainstormen en relevante informatie of bronnen te delen. Je moet echter aanvoelen wanneer je gesprekken offline moet halen door voor complexere discussies over te schakelen naar telefoongesprekken of virtuele vergaderingen. 

Houd je privéleven en werkleven gescheiden door duidelijke uren voor online activiteit in te stellen en indien nodig de functies voor niet storen te gebruiken. Dit helpt een burn-out te voorkomen en bevordert een gezond evenwicht tussen werk en privé.

Houd je chatruimte opgeruimd en efficiënt door regelmatig alles op te schonen. Door oude kanalen te archiveren en mappen te maken om rechtstreekse berichten en kanalen te ordenen, vind je informatie gemakkelijker terug en heb je minder last van digitale wanorde.

Met de zijbalknavigatie van Team Chat heb je meer controle over badges en meldingen op tabbladniveau, zodat je niet overstelpt wordt door meldingen of eindeloos hoeft te scrollen om een kanaal te vinden. Team Chat biedt ook meer geavanceerde filter- en sorteermogelijkheden, met de unieke mogelijkheid om tabbladen te slepen, neer te zetten en vast te zetten.

Met Team Chat kun je rechtstreeks vanuit een kanaal een Zoom-vergadering plannen. Zo breng je in een handomdraai alle kanaaldeelnemers bij elkaar voor een videogesprek.

De 'doorlopende vergaderchats' van Zoom zijn speciale groepschats voor deelnemers aan vergaderingen (zowel geplande als ad-hocvergaderingen). Hiermee kun je bronnen en vergaderagenda's met iedereen delen vóór een vergadering, in real time chatten tijdens een vergadering en gesprekken voortzetten na afloop van de vergadering. Door AI Companion gegenereerde* samenvattingen van vergaderingen worden direct naar de doorlopende vergaderchat gestuurd, zodat iedereen op de hoogte blijft. Als een uitgenodigde deelnemer de vergadering niet kan bijwonen, kan hij/zij de doorlopende vergaderchat raadplegen om de samenvatting te lezen en op de hoogte te blijven.

Met gedeelde ruimten hoeft elk teamlid niet langer handmatig aan elk kanaal te worden toegevoegd. Voeg gewoon alle kanalen die verband houden met je project toe aan een gedeelde ruimte en teamleden in de gedeelde ruimte krijgen automatisch toegang tot die kanalen.

Team Chat biedt volledige ondersteuning voor gesprekken in threads in kanalen, persoonlijke chats en chats tijdens vergaderingen, wat jou en anderen helpt gesprekken te organiseren zodat je ze gemakkelijker kunt volgen.

Met Team Chat kun je je communicatie afstemmen op de behoeften van je organisatie door middel van integraties waarmee je meest gebruikte zakelijke apps in je werkchatervaring worden opgenomen. Naast Zoom Docs kun je bijvoorbeeld Microsoft Office of Google Workspace gebruiken met Team Chat, waarbij je documenten maakt en deelt zonder de Zoom-app te verlaten.

Met Zoom AI Companion* kun je je workflows stroomlijnen, zodat je meer gedaan krijgt. Deel door AI gegenereerde samenvattingen van vergaderingen en volgende stappen in een chatkanaal, blijf op de hoogte van groepsberichten met samenvattingen van AI Companion en vraag AI Companion om berichten voor jou op te stellen.