Руководство по эффективному использованию рабочего чата

При создании каналов рабочего чата давайте им понятные и описательные названия, чтобы участники команды могли легко находить беседы и конкретную информацию, например социальные группы, изменения проекта или каналы поддержки. Четко определяйте цели и предполагаемых участников каждого канала и информируйте об этом, чтобы сохранить сосредоточенность и поддерживать обсуждения в нужном русле.

Используйте помимо индикаторов статуса, которые автоматически показывают, доступен ли контакт, находится ли он на конференции, вне сети и внесен ли он в мероприятие календаря, сообщение о статусе. Оно позволяет участникам команды видеть вашу доступность и рабочий статус в течение дня: больничный, отпуск, командировка и т. д. Такое сообщение поможет управлять ожиданиями относительно времени ответа и сократить количество прерываний, когда вы сосредоточены на выполнении определенной задачи.

Рабочие чаты предназначены для эффективной и мгновенной коммуникации, поэтому четко и кратко излагайте свою мысль в сообщениях, чтобы поддерживать эффективность. Организовывайте беседы, используя цепочки для обсуждений, @упоминания для оповещения конкретных контактов в канале и избегайте ненужных @упоминаний всех участников канала, чтобы свести количество уведомлений к минимуму.

Элементы форматирования текста, такие как жирный шрифт, маркеры и заголовки, упрощают просмотр и понимание сообщений. Они повышают читабельность и помогают выделить важную информацию. Отправляя какой-либо материал (например, ссылку, файл, изображение или видео), обязательно дайте ему название и укажите, что в нем содержится. Это поможет пользователям найти его с помощью функции поиска.

Каналы рабочего чата помогают избежать ненужных конференций и быстрее реализовывать проекты. Они отлично подходят для того, чтобы информировать участников команды, задавать быстрые вопросы, устраивать мозговые штурмы и делиться необходимой информацией или материалами. Однако не менее важно знать, когда следует переходить к устному общению и решать более сложные вопросы в ходе телефонных вызовов или виртуальных конференций. 

Поддерживайте границы между работой и личной жизнью: установите четкие часы в сети и при необходимости используйте функцию «Не беспокоить». Это поможет предотвратить выгорание и обеспечит здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Поддерживайте порядок и эффективность в своем чате, регулярно проводя очистку. Архивирование старых каналов и создание папок для упорядочивания личных сообщений и каналов облегчает поиск информации и уменьшает цифровой беспорядок.

Боковая панель навигации Team Chat обеспечивает больший контроль над значками и уведомлениями на уровне вкладок, так что вы не будете перегружены уведомлениями и вам не придется бесконечно прокручивать страницу в поисках нужного канала. Team Chat также предлагает расширенные функции фильтрации и сортировки, а также уникальную возможность перетаскивания и закрепления вкладок.

Team Chat позволяет запланировать конференцию Zoom прямо в канале, так что можно легко собрать всех участников канала для видеообсуждения.

Непрерывные чаты конференции Zoom — это специальные групповые чаты для участников конференций (как запланированных, так и спонтанных). В них можно делиться ресурсами и повестками конференций со всеми участниками до начала конференций, общаться в реальном времени во время конференций и продолжать беседу после их окончания. Сгенерированные AI Companion* сводки конференций отправляются непосредственно в непрерывный чат конференции, чтобы все имели одинаковую информацию. Если приглашенный участник пропустит конференцию, он может зайти в непрерывный чат конференции, прочитать сводку и войти в курс дела.

Общие пространства устраняют необходимость вручную добавлять каждого участника команды в каждый канал. Просто добавьте все каналы, связанные с конкретным проектом, в общее пространство, и участники команды в этом общем пространстве автоматически получат доступ к этим каналам.

Team Chat полностью поддерживает цепочки бесед в каналах, личном чате и чате в режиме конференции, что позволяет вам и другим пользователям легче организовывать беседы и следить за ними.

Team Chat позволяет адаптировать коммуникации к потребностям вашей организации с помощью интеграций, которые помогают добавить наиболее используемые приложения для бизнеса в рабочий чат. Например, с Team Chat, помимо Zoom Docs, можно использовать Microsoft Office или Google Workspace и создавать документы и делиться ими не выходя из приложения Zoom.

Zoom AI Companion* поможет вам оптимизировать рабочие процессы, чтобы вы могли выполнять больше дел. Делитесь в канале чата сводками конференций, сгенерированными ИИ, и списком следующих шагов, ознакомляйтесь с непрочитанными групповыми сообщениями с помощью сводок AI Companion и просите AI Companion составлять сообщения за вас.