Hướng dẫn: Cách sử dụng hiệu quả tính năng trò chuyện cho công việc

Học cách tạo môi trường làm việc kỹ thuật số hợp tác với Zoom Team Chat, giải pháp nhắn tin trực tiếp của Zoom để bạn giao tiếp trên tất cả các ứng dụng Zoom.

Đăng ký miễn phí
Người phụ nữ đang viết ở bàn làm việc
Trong hướng dẫn này

Ứng dụng nhắn tin trong môi trường làm việc là công cụ thiết yếu để giao tiếp với mọi người trong tổ chức của bạn, dù họ đang ngồi ở bàn làm việc bên cạnh hay ở một quốc gia khác. Các nền tảng nhắn tin tức thì tạo ra một môi trường hợp tác, nơi nhân viên có thể tương tác 1:1 hoặc theo nhóm và tự do trao đổi thông tin bên ngoài các cuộc họp và cuộc gọi đã được lên lịch. 

 

Zoom Team Chat, giải pháp trò chuyệncho công việc trên nền tảng Zoom, kết hợp các tính năng AI tiên tiến* với giao diện người dùng quen thuộc, trực quan và các tính năng hợp tác nâng cao để tối ưu hóa giao tiếp hàng ngày và thúc đẩy sự hợp tác trong đội ngũ.

 

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thiết lập không gian trò chuyện cho công việc có tổ chức, các tính năng cần lưu ý khi chọn ứng dụng trò chuyện, các phương pháp tốt nhất để giao tiếp hiệu quả qua trò chuyện cho kinh doanh, và cách Zoom Team Chat hỗ trợ tin nhắn trực tiếp và giao tiếp trong ứng dụng Zoom Workplace.

Thiết kế không gian làm việc có tổ chức cho mục đích giao tiếp công việc

Bác sĩ đang nói chuyện điện thoại

Trong bối cảnh các công ty đang dần ưa chuộng mô hình làm việc kết hợp – nhân viên linh hoạt giữa văn phòng và các địa điểm khác, việc kết nối nhanh chóng và thuận tiện với đồng nghiệp đã thành yếu tố quan trọng hơn hết. Để làm việc nhóm hiệu quả, việc thiết kế một không gian chuyên biệt để trao đổi công việc là vô cùng quan trọng. Sau đây là cách xây dựng môi trường làm việc nhóm có tổ chức, năng suất ngay trên ứng dụng chat của bạn.

 

Hãy bắt đầu với việc tổ chức và thiết lập đúng cách - nền tảng cho một không gian trò chuyện cho công việc hiệu quả. Điều này bao gồm thiết lập các quy ước đặt tên rõ ràng cho các kênh để dễ nhận biết và tìm kiếm. Ví dụ: sử dụng các tiền tố như "DA-" cho các kênh dự án hoặc "NH-" cho các cuộc thảo luận dành riêng cho nhóm. Các chiến lược tổ chức kênh nên tuân theo một hệ thống phân cấp logic, với các kênh chính cho các phòng ban lớn và các kênh phụ cho các dự án hoặc sáng kiến cụ thể. Việc thực hiện có cấu trúc này giúp giữ thông tin ở các kênh thích hợp và mọi người có thể nhanh chóng tìm thấy các cuộc trò chuyện

 

Tạo các kênh riêng biệt cho các nhóm và đội ngũ khác nhau trong tổ chức giúp xây dựng tinh thần đoàn kết và sự gắn kết. Kênh thông báo toàn công ty là nguồn thông tin chính thức cho các cập nhật quan trọng. Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, bạn có thể xem xét việc hạn chế quyền đăng bài để đảm bảo tính rõ ràng. Các kênh riêng cho từng nhóm dành cho các cuộc thảo luận tập trung trong các bộ phận, các kênh dự án giúp thúc đẩy hợp tác trên các dự án cụ thể. Sự phối hợp giữa các đội ngũ đa chức năng được hưởng lợi từ các kênh chuyên dụng giúp tập hợp các thành viên từ các bộ phận khác nhau. Ngoài ra, các kênh xã hội hoặc "kênh tán gẫu" cung cấp một không gian cho các cuộc trò chuyện thường nhật và để gắn kết đội ngũ, giúp duy trì văn hóa công ty trong môi trường kỹ thuật số.

 

Khi nói đến tin nhắn trực tiếp, điều quan trọng là phải xem xét khi nào nên sử dụng cuộc trò chuyện riêng tư thay vì các kênh công khai. Tin nhắn trực tiếp là lựa chọn lý tưởng cho các vấn đề chỉ liên quan đến hai người. Tuy nhiên, nếu thông tin có thể hữu ích cho người khác hoặc liên quan đến quyết định của nhóm, bạn nên thảo luận trong kênh riêng của nhóm.

Cuộc trò chuyện cho công việc hiệu quả hơn với những tính năng cơ bản của ứng dụng này

Nhóm đang ngồi trong phòng đợi

Khi nói đến việc sử dụng trò chuyện cho mục đích kinh doanh, việc tìm kiếm một giải pháp dễ sử dụng là ưu tiên hàng đầu. Tính dễ sử dụng giúp đảm bảo sự chấp nhận rộng rãi và tối đa hóa năng suất trên toàn tổ chức. Dưới đây là các tính năng và khả năng bổ sung cần xem xét khi tìm kiếm một giải phápnhắn tin tức thời.

  • Một cách để giữ cho tin nhắn được sắp xếp gọn gàng

    Khả năng tổ chức các cuộc trò chuyện bằng các chuỗi, ghim và dấu trang tài nguyên giúp các đội nhóm duy trì luồng giao tiếp rõ ràng và giữ thông tin quan trọng luôn sẵn sàng truy cập.

  • Khả năng sử dụng trò chuyện cho công việc ở mọi nơi

    Tận hưởng sự linh hoạt tối đa với ứng dụng được tối ưu hóa cho cả trải nghiệm trên máy tính để bàn và thiết bị di động. Khả năng quản lý thông báo một cách dễ dàng cho phép giao tiếp liền mạch dù các thành viên trong nhóm đang làm việc ở đâu.

  • Giúp dễ dàng mở rộng quy mô

    Ứng dụng trò chuyện tại nơi làm việc cần có các tính năng quản lý người dùng dễ sử dụng để thêm thành viên mới vào đội ngũ khi tổ chức phát triển. Tìm kiếm các tính năng hợp tác bên ngoài cho phép các thành viên trong nhóm làm việc với các liên hệ bên ngoài tổ chức đồng thời duy trì các quyền truy cập phù hợp.

  • Bảo vệ dữ liệu an toàn

    Khi sử dụng trò chuyện cho mục đích kinh doanh, thông tin nhạy cảm thường sẽ được chia sẻ qua tin nhắn. Các cài đặt bảo mật toàn diện và tính năng tuân thủ, bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và chính sách lưu trữ, giúp đảm bảo các thông tin nhạy cảm được bảo vệ an toàn và tuân thủ các quy định cụ thể của ngành.

  • Hỗ trợ cộng tác chỉnh sửa tài liệu

    Khả năng chia sẻ dễ dàng các loại tệp khác nhau kèm theo tùy chọn xem trước trong tin nhắn, cùng với giới hạn lưu trữ hợp lý, giúp tối ưu hóa quá trình hợp tác tài liệu.

  • Cung cấp khả năng tích hợp

    Truy cập vào tất cả các ứng dụng giao tiếp nhóm trên một nền tảng duy nhất giúp nâng cao hiệu quả. Khả năng tích hợp với các công cụ phổ biến và tùy chọn tùy chỉnh, kết hợp với các tính năng truyền thông hợp nhất, tạo ra một quy trình làm việc liền mạch thông qua kết nối trò chuyện tại nơi làm việc với các ứng dụng kinh doanh khác.

Các phương pháp tốt nhất để sử dụng công cụ trò chuyện cho công việc một cách hiệu quả

Người đàn ông đang gõ phím trong Team Chat

Mặc dù ứng dụng trò chuyện tại nơi làm việccủa bạn cung cấp nhiều tính năng và khả năng, để tận dụng tối đa ứng dụng này, mọi người cần tuân thủ các hướng dẫn về việc sử dụng nhất quán và các phương pháp tốt nhất để đảm bảo các kênh được đặt tên rõ ràng và sắp xếp hợp lý. Điều này giúp đảm bảo ứng dụng hoạt động hiệu quả cho toàn bộ tổ chức và tất cả thành viên trong nhóm có thể sử dụng nó một cách hiệu quả.

  • Đặt tên và mô tả rõ ràng cho các kênh

    Khi thiết lập các kênh trò chuyện cho công việc, hãy đặt tên và mô tả rõ ràng cho các kênh này để đồng nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các cuộc trò chuyện và thông tin cụ thể như nhóm xã hội, cập nhật dự án hoặc kênh hỗ trợ. Hãy đảm bảo rằng bạn đã xác định rõ ràng và truyền đạt mục đích của từng kênh cũng như đối tượng tham gia dự kiến để duy trì sự tập trung và giữ cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng.

  • Sử dụng thông báo trạng thái để thông báo về trạng thái rảnh

    Ngoài các chỉ báo trạng thái hiển thị tự động để cho biết một liên hệ đang rảnh, đang tham gia cuộc họp, trong sự kiện lịch, hoặc ngoại tuyến, việc thiết lập tin nhắn trạng thái cho phép các thành viên trong nhóm biết trạng thái rảnh và trạng thái làm việc của bạn trong suốt ngày, ví dụ như khi bạn đang ốm, đi nghỉ, hoặc đi công tác. Điều này giúp điều chỉnh kỳ vọng về thời gian phản hồi và giảm thiểu sự gián đoạn khi bạn đang ở chế độ tập trung.

  • Hãy lịch sự và súc tích

    Các cuộc trò chuyện tại nơi làm việc được thiết kế để giao tiếp hiệu quả và nhanh chóng, vì vậy hãy đảm bảo rằng các tin nhắn của bạn rõ ràng và súc tích để duy trì hiệu quả. Tổ chức các cuộc trò chuyện gọn gàng bằng cách sử dụng các chuỗi thảo luận, sử dụng @nhắc tên để thông báo cho các liên hệ cụ thể trong kênh và tránh sử dụng @tất cả để nhắc tên trên kênh một cách không cần thiết để giảm thiểu thông báo.

  • Giữ cho tin nhắn gọn gàng

    Sử dụng định dạng văn bản như in đậm, gạch đầu dòng và tiêu đề giúp tin nhắn của bạn dễ dàng đọc lướt và hiểu. Điều này giúp văn bảng dễ đọc và làm nổi bật thông tin quan trọng. Khi gửi một tài nguyên, chẳng hạn như liên kết, tệp tin, hình ảnh hoặc video, hãy đảm bảo đặt tiêu đề cho tài nguyên đó và mô tả nội dung của nó — điều này giúp người khác dễ dàng tìm kiếm tài nguyên thông qua chức năng tìm kiếm.

  • Nhận biết thời điểm nên lên lịch cuộc họp

    Các kênh trò chuyện cho công việc giúp tránh các cuộc họp không cần thiết và đẩy nhanh tiến độ dự án. Chúng rất hữu ích để giữ liên lạc với đồng nghiệp, đặt câu hỏi nhanh, lên ý tưởng và chia sẻ thông tin hoặc tài nguyên liên quan. Tuy nhiên, điều quan trọng không kém là phải biết khi nào nên biến các cuộc trò chuyện trực truyến thành trực tiếp bằng cách chuyển các thảo luận phức tạp sang các cuộc gọi thoại hoặc cuộc họp ảo. 

  • Đặt ranh giới

    Giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống bằng cách thiết lập giờ làm việc trực tuyến rõ ràng và sử dụng tính năng "không làm phiền" khi cần thiết. Điều này giúp ngăn ngừa căng thẳng và thúc đẩy sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.

  • Giữ gìn không gian làm việc gọn gàng

    Giữ không gian trò chuyện gọn gàng và hiệu quả bằng cách thực hiện các hoạt động dọn dẹp định kỳ. Lưu trữ các kênh cũ và tạo thư mục để sắp xếp tin nhắn trực tiếp và các kênh, giúp dễ tìm kiếm thông tin hơn và giảm bớt rác thải kỹ thuật số.

Nhận thêm mẹo sử dụng Zoom Team Chat, bao gồm quy tắc ứng xử trong trò chuyện cho người mới bắt đầu, các cách để tổ chức tin nhắn hiệu quả, mẹo chuyên nghiệp để tăng cường hiệu suất cá nhân và cách tiết kiệm thời gian trong ngày.

Tối ưu hóa cuộc trò chuyện cho công việc với Zoom Team Chat

người đàn ông ngồi trên ghế dài với bàn kê máy tính xách tay

Với Zoom Team Chat, bạn sẽ có một không gian riêng biệt dành cho tin nhắn tức thì trong nền tảng làm việc ưu tiên AI của Zoom. Team Chat hoạt động song song với tất cả các công cụ giao tiếp và năng suất trong Zoom Workplace, như Zoom Meetings, Zoom Phone, Zoom Docs và Zoom Whiteboard. Ứng dụng được thiết kế để thúc đẩy hợp tác hiệu quả thông qua các cuộc trò chuyện nhóm có tổ chức, đồng thời giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các kênh giao tiếp khác nhau trong cùng một ứng dụng. Các tính năng bao gồm:

  • Hệ thống quản lý thẻ vô cùng linh hoạt và có thể tùy chỉnh

    Thanh điều hướng bên của Team Chat cung cấp quyền kiểm soát hiệu quả hơn đối với biểu tượng thông báo và thông báo ở cấp thẻ, giúp bạn không bị quá tải bởi thông báo hoặc phải cuộn liên tục để tìm kênh. Team Chat cũng cung cấp các tính năng lọc và sắp xếp nâng cao, cùng với khả năng duy nhất là kéo, thả và ghim thẻ.

  • Chuyển đổi mượt mà từ tin nhắn sang cuộc họp

    Tính năng Trò chuyện nhóm cho phép bạn lên lịch cuộc họp Zoom trực tiếp từ một kênh, giúp dễ dàng tập hợp tất cả thành viên kênh cho một cuộc thảo luận video.

  • Trò chuyện nhóm và cuộc họp hoạt động song song

    Tính năng "Trò chuyện liên tục trong cuộc họp" của Zoom là các cuộc trò chuyện nhóm chuyên dụng dành cho các thành viên tham gia cuộc họp (cả cuộc họp đã lên lịch và cuộc họp đột xuất). Chúng cho phép bạn chia sẻ tài nguyên và lịch trình cuộc họp với tất cả mọi người trước cuộc họp, trò chuyện trực tiếp trong suốt cuộc họp và tiếp tục cuộc trò chuyện sau khi cuộc họp kết thúc. Tóm tắt cuộc họp tại bởi Ai Companion* được gửi trực tiếp vào cuộc trò chuyện liên tục trong cuộc họp để mọi người có thể cập nhật thông tin và đồng bộ hóa. Nếu một người tham gia được mời không thể tham dự cuộc họp, họ có thể truy cập vào cuộc trò chuyện liên tục của cuộc họp để đọc tóm tắt và cập nhật thông tin.

  • Truy cập ngay lập tức vào tất cả các kênh phù hợp

    Phần không gian chung loại bỏ vấn đề phải thêm thủ công từng thành viên vào từng kênh. Chỉ cần thêm tất cả các kênh liên quan đến dự án của bạn vào một không gian chung, và các thành viên trong không gian chung đó sẽ tự động có quyền truy cập vào các kênh đó.

  • Tổ chức các cuộc trò chuyện để làm việc rõ ràng

    Tính năng Trò chuyện nhóm hỗ trợ đầy đủ các cuộc trò chuyện theo luồng trên các kênh, trò chuyện 1:1 và trong cuộc họp, giúp bạn và người khác tổ chức các cuộc trò chuyện một cách có hệ thống, từ đó dễ dàng theo dõi hơn.

  • Thành phần tích hợp nâng cao hiệu quả

    Team Chat cho phép bạn tùy chỉnh giao tiếp của mình theo nhu cầu của tổ chức thông qua các tích hợp giúp đưa các ứng dụng kinh doanh thường được sử dụng nhất vào trải nghiệm trò chuyện làm việc. Ví dụ: Ngoài Zoom Docs, bạn có thể sử dụng Microsoft Office hoặc Google Workspace cùng với Team Chat để tạo và chia sẻ tài liệu mà không cần rời khỏi ứng dụng Zoom.

  • Các tính năng AI tích hợp sẵn

    Zoom AI Companion* giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc để hoàn thành nhiều công việc hơn. Chia sẻ tóm tắt cuộc họp do AI tạo ra và các bước tiếp theo trong kênh trò chuyện, cập nhật tin nhắn nhóm với tóm tắt của AI Companion, và yêu cầu AI Companion soạn tin nhắn cho bạn.

Luôn kết nối thông qua Zoom Workplace

người đàn ông đang dùng điện thoại bàn

Điểm mạnh lớn nhất của Team Chat là khả năng tích hợp mượt mà với tất cả các công cụ cộng táccủa Zoom — từ cuộc họp video đến gọi thoại trên đám mây, bạn có thể bắt đầu hoặc lên lịch thời gian với các thành viên trong nhóm ngay từ ứng dụng trò chuyện tại nơi làm việc. Ngoài ra, Team Chat cho phép bạn giao tiếp không đồng bộ với các tính năng như tin nhắn thoại, ghi màn hình, tin nhắn lên lịch, nhắc nhở và nhiều hơn nữa.

 

Tính năng Trò chuyện nhóm được bao gồm trong mọi giấy phép Zoom — không mất thêm chi phí hoặc hợp đồng, bao gồm cả gói Zoom Workplace Cơ bản miễn phí. Đăng ký miễn phí.